Le email aziendali che finiscono in spam sono un problema che si scopre tardi: di solito quando un cliente dice «non mi è arrivato niente» o quando un preventivo resta senza risposta per settimane. Sono Martina Tempesta, web designer a Roma con MarTe Graphics, e lo incontro spesso insieme a un altro sintomo, le richieste del sito che non arrivano, perché le due cose hanno quasi sempre la stessa radice.
In breve: le email finiscono nello spam quando chi le riceve non può verificare che partano davvero da te. Contano i permessi di invio del dominio, la reputazione del server che spedisce e le segnalazioni dei destinatari. Gmail chiede almeno uno dei permessi di invio a tutti i mittenti da febbraio 2024 e da novembre 2025 ha reso i controlli più severi, fino al rifiuto dei messaggi. Il modulo del sito è uno dei punti in cui si sbaglia più spesso.
Perché le tue email finiscono nello spam?
Le email finiscono nello spam quando il servizio che le riceve non si fida del mittente. Le cause più comuni sono tre: il dominio non dichiara chi può spedire a suo nome, il messaggio parte da un server con cattiva reputazione oppure i destinatari lo hanno segnalato come indesiderato. Più raramente dipende dalle parole scritte nell’oggetto.
Le cause che trovo più spesso
- Il dominio non ha i permessi di invio, oppure li ha incompleti o scritti male.
- Il sito spedisce le email a nome di un indirizzo che non appartiene al tuo dominio.
- Il server che spedisce è condiviso con altri siti, e la sua reputazione dipende anche da loro.
- Il dominio è finito in una lista nera, magari per colpa di un modulo usato per spedire spam.
- Liste di contatti vecchie o comprate, con indirizzi che non esistono più o persone che segnalano.
- Messaggi con molti link, fatti solo di immagini o con allegati pesanti.
Spesso le cause si sommano. Un dominio senza permessi di invio può andare avanti per anni con le email che arrivano quasi sempre, finché un servizio di posta non stringe i controlli o un episodio di spam ne rovina la reputazione: allora il problema esplode tutto insieme, e sembra nato dal nulla.
Cosa sono i «permessi di invio» del dominio?
I permessi di invio sono tre dichiarazioni pubblicate insieme al dominio, che si chiamano SPF, DKIM e DMARC. Funzionano come le carte d’identità del dominio: dicono quali server possono spedire a suo nome, mettono una firma su ogni messaggio e indicano cosa fare con le email false. Se mancano o sono scritte male, chi riceve non può distinguere te da un impostore.
| Dichiarazione | Cosa fa, a parole semplici | Se manca o è sbagliata |
|---|---|---|
| La prima: l’elenco | Dice quali server possono spedire email a nome del dominio | Le email del sito o del gestionale sembrano false |
| La seconda: la firma | Mette su ogni email un sigillo che dimostra che non è stata alterata | Chi riceve non può verificare il messaggio |
| La terza: la regola | Dice ai servizi di posta cosa fare con le email che non superano i controlli | Le email false a nome tuo vengono trattate caso per caso, senza una tua indicazione |
Sono dati tecnici che si scrivono nel pannello del dominio, e un errore di una lettera può far finire nello spam tutta la posta, non soltanto quella del sito. L’errore che trovo più spesso è una dichiarazione nuova aggiunta accanto a una vecchia, invece di unirle in una sola: il risultato è che non vale nessuna delle due. Per questo non li tocco mai senza aver prima ricostruito chi spedisce a nome del dominio.
Un dominio senza permessi di invio è come una lettera senza mittente: può arrivare, ma nessuno è obbligato a fidarsi.
Cosa è cambiato con Gmail e Yahoo dal 2024?
Da febbraio 2024 Gmail chiede a tutti i mittenti, anche a chi spedisce poche email al giorno, di avere almeno uno dei permessi di invio, e regole più severe a chi spedisce molto. Yahoo ha introdotto requisiti simili dallo stesso mese. Da novembre 2025, come indica Google nel suo centro assistenza, i controlli sono diventati più severi e le email non conformi possono essere rifiutate.
La differenza conta. Un’email finita nello spam si può ancora trovare, se il cliente la cerca. Un’email rifiutata non arriva proprio: non c’è nella posta in arrivo e non c’è nella cartella spam. A volte chi l’ha spedita riceve un avviso automatico, spesso in inglese e pieno di codici, che sembra a sua volta un messaggio indesiderato e finisce nel cestino.
Per chi spedisce molto, cioè circa 5.000 messaggi al giorno verso indirizzi Gmail secondo la soglia indicata da Google, le regole sono più strette: tutti e tre i permessi di invio, la disiscrizione con un clic per le email promozionali e poche segnalazioni come spam. Una piccola attività di solito resta sotto quella soglia, ma la newsletter o il gestionale che spedisce le fatture vanno controllati lo stesso. Se mandi newsletter, trovi il quadro completo nella guida all’email marketing per le PMI.
Le fontiI requisiti sono descritti nelle linee guida per i mittenti pubblicate da Google nel centro assistenza di Gmail, con le date di febbraio 2024 e di novembre 2025, e nella pagina delle buone pratiche per i mittenti di Yahoo, con l’avvio da febbraio 2024. Le ho ricontrollate a ottobre 2026.
Perché le email del modulo del sito non arrivano?
Le email del modulo del sito non arrivano quasi sempre per lo stesso motivo: il sito le spedisce da sé, dal server che lo ospita, usando come mittente un indirizzo che quel server non ha il permesso di usare. Per Gmail e gli altri è un messaggio sospetto, quindi lo mettono nello spam o lo rifiutano. Il cliente ti ha scritto, ma tu non lo sai.
È una situazione diversa dalle email che scrivi tu dalla tua casella: lì spedisce il servizio di posta, con i suoi permessi; qui spedisce il sito, che di solito non ne ha. Per questo può capitare che la tua posta funzioni benissimo e che si perdano solo le richieste del sito.
Su un sito che ho rifatto, ospitato su un hosting condiviso, le notifiche dei moduli partivano direttamente dal sito e rischiavano di finire nello spam della segreteria o di non partire affatto. Ho fatto in modo che ogni richiesta restasse comunque salvata nell’area riservata del sito: anche se un’email non arriva, la richiesta non si perde.
Le richieste possono sparire anche prima di diventare un’email, per colpa di una difesa antispam fatta male: ne parlo nell’articolo sullo spam dal modulo contatti.
Usare un indirizzo Gmail o Libero per il sito è un problema?
Sì, è uno dei casi più frequenti. Il sito può consegnare le richieste a una casella Gmail o Libero, ma non può spedirle a nome di quella casella: solo i server di Gmail o di Libero hanno il permesso di farlo. Se il modulo usa quell’indirizzo come mittente, il messaggio sembra falso e finisce nello spam di chi lo riceve, a volte anche nel tuo.
La casella che riceve
- Può essere quella che usi già, anche Gmail o Libero.
- È dove leggi le richieste dei clienti.
- Si può cambiare senza toccare il resto.
La casella che spedisce
- Deve essere del tuo dominio, per esempio un indirizzo dedicato al sito.
- Deve avere i permessi di invio in ordine.
- È quella che i servizi di posta controllano.
Per un’impresa di servizi le richieste del sito arrivavano a una casella Libero, ed era giusto così: è quella che il titolare legge ogni giorno. Il punto critico era il mittente, perché con un indirizzo Libero usato dal sito le notifiche sarebbero finite nello spam. La soluzione è stata una casella del dominio usata solo per spedire, mentre la casella Libero è rimasta il destinatario.
C’è anche una questione di immagine: un preventivo che arriva da un indirizzo con il nome della tua attività è più credibile di uno che arriva da una casella gratuita, e chi lo riceve ti riconosce subito.
Come intervengo senza fermare la posta?
Intervengo partendo da un controllo, senza toccare nulla finché non so com’è fatta la posta di quel dominio: dove stanno le caselle, chi spedisce a suo nome (il sito, la newsletter, il gestionale delle fatture) e cosa è già dichiarato. Poi correggo i permessi di invio in un ordine che non interrompe la ricezione, e provo l’invio verso più servizi di posta.
L’ordine conta perché la posta è un sistema delicato: una modifica fatta nel punto sbagliato può interrompere la ricezione di tutte le caselle, oltre all’invio del sito. Succede spesso durante un cambio di sito o di fornitore, quando si sposta il dominio senza sapere dove punta la posta. Se ti trovi in mezzo a un passaggio del genere, ne parlo nell’articolo su cosa fare quando il web designer è sparito.
Cosa evitare quando le email non arrivano
- Cambiare provider di posta in fretta, sperando che il problema sparisca da solo.
- Spostare il dominio o cambiare hosting senza sapere dove sono le caselle.
- Chiedere ai clienti di «guardare nello spam» come soluzione per sempre.
- Mandare la newsletter a liste comprate o a chi non ti ha dato il permesso.
- Lasciare che il modulo del sito spedisca a nome di una casella gratuita.
Alla fine ti restano le cose che servono per non ricadere nel problema: caselle e dominio intestati a te, l’elenco di chi spedisce a nome dell’attività, le notifiche del sito che partono da una casella del dominio e una prova di consegna fatta verso più servizi di posta. È uno dei problemi che seguo nell’assistenza siti web.
Se i tuoi clienti non ricevono le tue email o le richieste del sito si perdono, raccontami cosa succede: controllo come spedisce il tuo dominio e ti rispondo con una proposta chiara.
Domande frequenti
Le risposte più richieste
Quasi mai è la prima cosa da fare. Se il dominio non ha i permessi di invio in ordine o il sito spedisce a nome di un indirizzo sbagliato, il problema ti segue anche con un altro provider. Cambiare ha senso dopo un controllo, per esempio se il servizio che usi non permette di sistemare quello che serve o se il server che spedisce ha una reputazione compromessa.
Sì, perché partono a nome dello stesso dominio. Una newsletter spedita a liste vecchie o comprate, o con molte segnalazioni come spam, rovina la reputazione del dominio e si porta dietro anche le email normali. Anche la piattaforma che spedisce le newsletter deve risultare fra i servizi autorizzati a spedire a nome tuo, altrimenti per i servizi di posta è un mittente sconosciuto.
La prima cosa è capire se l’email è stata rifiutata o è finita nello spam. Se è stata rifiutata, di solito ti arriva un avviso automatico di mancata consegna, spesso in inglese: non cancellarlo, perché contiene il motivo del rifiuto. Se non arriva nessun avviso, chiedi al cliente di controllare lo spam. Il motivo vero si legge nei dati tecnici del messaggio, che controllo io.
Non dovresti, se il passaggio è fatto bene. Le caselle email e il sito spesso stanno sullo stesso dominio ma viaggiano su strade separate, e un cambio di sito o di hosting fatto senza considerare la posta può interromperla. Per questo, prima di ogni passaggio, ricostruisco dove sono le caselle e organizzo il trasloco in un ordine che le tiene sempre attive.
I segnali tipici sono email rifiutate da più servizi di posta nello stesso periodo, avvisi di mancata consegna che parlano di reputazione o di spam e un calo improvviso delle risposte. Esistono elenchi pubblici che si possono consultare, ma la cosa che conta è capire perché ci sei finito, per esempio un modulo usato per spedire spam: se la causa resta, ci torni.
Dipende da quante email spedisce il sito e da che tipo sono. Per le richieste del modulo di una piccola attività spesso basta che il sito spedisca tramite una casella vera del dominio, con i permessi di invio in ordine. Un servizio dedicato serve quando il sito manda molte email, come conferme d’ordine o di prenotazione, e conviene tenerle separate dalla posta di tutti i giorni.
Martina TempestaWeb designer a Roma, titolare di MarTe Graphics. Dal 2013 progetto siti per studi professionali, aziende e attività locali.
