Scegliere la piattaforma di email marketing è una decisione che una piccola impresa prende una volta e si porta dietro per anni: lì dentro finiscono i contatti, i consensi e le automazioni. Per questo conviene sceglierla guardando alla tua attività, non al nome più famoso. Sono Martina Tempesta, web designer a Roma con MarTe Graphics, e imposto email e automazioni per attività di settori molto diversi.
In breve: una piattaforma di email marketing deve raccogliere i contatti dal sito con il consenso, dividerli in gruppi, inviare newsletter ed email automatiche e misurare i risultati. Se vendi online serve una piattaforma che legga gli acquisti; se vendi servizi contano le automazioni dopo la richiesta; per un’attività di zona spesso basta uno strumento semplice. Prima di scegliere, controlla dove stanno i dati.
Cosa deve fare una piattaforma di email marketing per una piccola impresa?
Una piattaforma di email marketing per una piccola impresa deve fare quattro cose bene: raccogliere i contatti dal sito con il loro consenso, dividerli in gruppi utili, inviare newsletter ed email automatiche che arrivano in posta in arrivo, e mostrarti cosa succede dopo l’invio. Tutto il resto è in più, e spesso si paga senza usarlo.
Le funzioni che guardo per prime
- Moduli collegati al sito, che registrano il consenso di chi si iscrive.
- Gruppi e segmenti, per scrivere a ciascuno le cose che lo riguardano.
- Automazioni che partono da un evento: un’iscrizione, un acquisto, una richiesta di preventivo.
- Un editor semplice, per preparare un’email senza chiedere aiuto ogni volta.
- Statistiche leggibili su aperture, clic e disiscrizioni.
- L’autenticazione del tuo dominio, perché le email arrivino dove devono.
Pesa anche chi la userà. Una piattaforma potente che nessuno in azienda sa usare resta ferma, e i contatti raccolti invecchiano. Quando scelgo lo strumento con un cliente, guardo prima chi scriverà le email e quanto tempo ha a disposizione.
Newsletter o email automatiche: di cosa hai bisogno davvero?
La newsletter è un’email che scrivi e invii a tutti, o a un gruppo, in un momento scelto da te; l’email automatica parte da sola quando un contatto fa qualcosa, come iscriversi, comprare o chiedere un preventivo. Quasi tutte le piccole imprese hanno bisogno di entrambe, ma sono le automatiche a lavorare anche quando tu non hai tempo di scrivere.
Newsletter
- La scrivi e la programmi tu
- Va a tutti o a un gruppo scelto
- Serve per novità, eventi e stagioni
- Funziona se ha una cadenza regolare
Email automatiche
- Le imposti una volta sola
- Partono da un’azione del contatto
- Servono per benvenuto, preventivi, riacquisto
- Lavorano anche quando sei in negozio
Quali automazioni attivare per prime lo spiego nell’articolo sui 5 flussi email che ogni azienda locale dovrebbe avere. Come costruire una serie di email che accompagna una persona fino alla decisione lo trovi invece nella guida alla sequenza email per trasformare i contatti in clienti.
Quali sono le piattaforme più usate e in cosa si differenziano?
Fra le piattaforme più diffuse per le piccole imprese ci sono Mailchimp, Brevo, Klaviyo, MailerLite e ActiveCampaign. Fanno tutte le stesse cose di base; si differenziano per il tipo di attività a cui sono pensate, per quanto sono spinte le automazioni, per dove tengono i dati e per come calcolano il costo, a contatti oppure a invii.
| Piattaforma | Pensata soprattutto per | Da sapere |
|---|---|---|
| Mailchimp | Newsletter e primi passi, con molte integrazioni | Molto conosciuta; le automazioni più ricche stanno nei piani superiori |
| Brevo | Email, SMS e una gestione di base dei contatti | Società europea; il costo dipende soprattutto dal numero di invii |
| Klaviyo | Negozi online e dati di acquisto | Si collega a fondo con Shopify e WooCommerce; ha senso se vendi online |
| MailerLite | Newsletter e automazioni semplici | Interfaccia essenziale, società europea |
| ActiveCampaign | Automazioni articolate e trattative commerciali | Più potente, chiede più tempo per essere usata bene |
Klaviyo è la piattaforma che uso nei progetti che seguo con un negozio online, perché legge gli acquisti senza passaggi intermedi. Per le altre attività la scelta cambia caso per caso. Piani, costi e funzioni di questi strumenti cambiano spesso: prima di consigliarne uno verifico le condizioni del momento, invece di affidarmi a quello che valeva un anno fa.
Come scegli in base a cosa vendi?
Si parte da come nasce una vendita nella tua attività. Se vendi online, serve una piattaforma che legga gli acquisti dal negozio; se vendi servizi su preventivo, contano le automazioni dopo la richiesta e il collegamento con i dati dei clienti; se hai un negozio o un locale di quartiere, bastano newsletter curate e pochi flussi semplici.
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Negozio onlineServe lo storico degli acquisti: chi ha comprato cosa, quando e quanto spesso. Le piattaforme nate per il commercio online lo leggono in automatico e permettono email sul carrello abbandonato e sul riacquisto.
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Servizi e studi professionaliContano i moduli del sito, le email dopo la richiesta di preventivo e il collegamento con il posto dove tieni i dati dei clienti, che sia un foglio condiviso, un CRM per piccole imprese o un software gestionale su misura.
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Attività con clientela di zonaNegozi, ristoranti, palestre, centri estetici: di solito basta una piattaforma semplice, con newsletter stagionali, un benvenuto e un messaggio per chi non torna da tempo.
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Più canali insiemeSe ti servono anche SMS o WhatsApp, conviene una piattaforma che li gestisca nello stesso posto, per non avere i contatti divisi in tre strumenti diversi.
Qualunque sia la piattaforma, la strategia viene prima dello strumento: quali contatti raccogliere, cosa scrivere e in che momento. È il lavoro che descrivo nella pagina dedicata all’email marketing automation per PMI.
Cosa controllare su privacy e consenso prima di scegliere?
Prima di scegliere controlla tre cose: dove la piattaforma conserva i dati dei tuoi contatti, se offre l’accordo sul trattamento dei dati previsto dal GDPR, e se registra per ogni contatto quando e come ha dato il consenso. Sono le prove che ti servono se un cliente, o il Garante per la protezione dei dati personali, ti chiede conto di un invio.
Cosa verifico sul fronte privacy
- La sede dei dati: nell’Unione europea, oppure fuori con le tutele previste dalle regole europee.
- L’accordo sul trattamento dei dati, con cui la piattaforma tratta i contatti per tuo conto.
- La registrazione del consenso: data, modulo di provenienza, testo accettato.
- La doppia conferma dell’iscrizione: non è obbligatoria, ma è la prova più solida del consenso.
- Il link di disiscrizione in ogni email, funzionante con un clic.
- Moduli sul sito con la casella del consenso non spuntata in partenza.
Per chi è già tuo cliente vale una regola particolare del Codice privacy (articolo 130, comma 4): puoi scrivergli per proporre prodotti o servizi simili a quelli che ha già acquistato, usando l’indirizzo che ti ha lasciato, purché sia stato informato e possa opporsi in ogni momento. Per tutti gli altri serve il consenso esplicito.
Si può cambiare piattaforma senza perdere i contatti?
Sì. Le piattaforme più diffuse permettono di esportare i contatti in un file, con i dati di iscrizione e, se registrati, quelli del consenso. Quello che non si porta via in automatico sono le automazioni, i modelli grafici e lo storico delle statistiche: vanno ricostruiti sulla nuova piattaforma, e conviene approfittarne per rivederli uno per uno.
Il passaggio va pianificato. I contatti si spostano con la storia del loro consenso, e chi si era disiscritto non deve tornare in lista. Moduli e automazioni si ricostruiscono e si ricollegano al sito, e i primi invii dal nuovo strumento partono con gradualità, perché le caselle di posta si fidano poco di un mittente che cambia all’improvviso.
Scelta della piattaforma, collegamento al sito, moduli e passaggi da uno strumento all’altro sono un lavoro tecnico che gestisco io. Tu decidi cosa dire ai tuoi clienti; se vuoi capire da dove partire, raccontami la tua attività.
Domande frequenti
Le risposte più richieste
No, ma è lì che rende di più. È nata per i negozi online e legge in automatico acquisti, prodotti visti e carrelli abbandonati, per costruire email su misura di ogni cliente. Un’attività di servizi può usarla, ma spesso paga funzioni che non sfrutta: in quei casi una piattaforma più semplice fa lo stesso lavoro con meno complicazioni e meno tempo di configurazione.
Sì, per molte piccole imprese va bene, soprattutto per partire con newsletter e automazioni semplici: è conosciuta, facile da usare e si collega a moltissimi strumenti. Diventa meno conveniente quando servono automazioni articolate o gruppi basati sugli acquisti, che richiedono i piani superiori. Prima di scegliere conviene pensare a cosa ti servirà fra un anno, non solo oggi.
Per poche email personali sì, per una newsletter no. Gmail non gestisce le disiscrizioni, non registra il consenso, ha limiti di invio giornalieri e, se sbagli un campo, rischi di mostrare a tutti gli indirizzi degli altri destinatari, che è una violazione dei dati personali. Inoltre dal 2024 Google chiede a chi invia molte email l’autenticazione del dominio e la disiscrizione con un clic.
Sui server della piattaforma che scegli, che tratta quei dati per tuo conto. Alcune piattaforme hanno sede e server nell’Unione europea, altre negli Stati Uniti, dove il trasferimento è ammesso se il fornitore aderisce al quadro europeo che lo regola. In ogni caso il titolare del trattamento resti tu, e la piattaforma va indicata nella tua informativa privacy.
Non se sono impostate bene. Finiscono in spam quando il dominio del mittente non è autenticato, cioè mancano i dati tecnici che dimostrano che l’email parte davvero da te, quando la lista contiene indirizzi vecchi o comprati, o quando molti destinatari le segnalano. Un’automazione inviata a chi l’ha chiesta, dal tuo dominio autenticato, ha tutte le carte per arrivare in posta in arrivo.
Sì, diverse piattaforme gestiscono email, SMS e in alcuni casi WhatsApp dallo stesso pannello, con un’unica lista di contatti. È comodo se usi davvero più canali, perché vedi in un posto solo chi ha ricevuto cosa. Per gli SMS serve un consenso che copra anche quel canale, e ogni messaggio ha un costo a parte che va messo in conto fin dall’inizio.
Martina TempestaWeb designer a Roma, titolare di MarTe Graphics. Dal 2013 progetto siti per studi professionali, aziende e attività locali.
