Booking engine e channel manager sono i due strumenti che trasformano il sito di un hotel o di un B&B da vetrina a canale di vendita. Hanno nomi simili e spesso vengono venduti insieme, ma fanno cose diverse. Sono Martina Tempesta, web designer a Roma con MarTe Graphics: quando progetto il sito di una struttura ricettiva, la scelta di questi due strumenti viene prima della grafica.
In breve: il booking engine è il sistema di prenotazione dentro il tuo sito, che mostra disponibilità e prezzi e raccoglie la prenotazione. Il channel manager tiene allineati camere e tariffe fra sito e portali, così non vendi due volte la stessa camera. Il primo porta prenotazioni dirette, il secondo evita gli errori.
Che differenza c’è tra booking engine e channel manager?
Il booking engine è il motore di prenotazione del tuo sito: l’ospite sceglie le date, vede camere e prezzi e prenota senza passare da un portale. Il channel manager lavora dietro le quinte: collega il tuo calendario a tutti i canali di vendita e aggiorna disponibilità e tariffe ovunque, ogni volta che una camera viene venduta.
| Aspetto | Booking engine | Channel manager |
|---|---|---|
| Dove lavora | Sul tuo sito, davanti all’ospite | Dietro le quinte, fra sito e portali |
| Cosa fa | Mostra disponibilità e prezzi e raccoglie la prenotazione | Sincronizza camere, tariffe e chiusure su tutti i canali |
| Chi lo vede | L’ospite che prenota | Solo tu e chi gestisce la struttura |
| Cosa risolve | La mancanza di prenotazioni dirette | Il rischio di vendere due volte la stessa camera |
| Se manca | Il sito rimanda al telefono o ai portali | Aggiorni ogni canale a mano, con il rischio di sbagliare |
Molti fornitori offrono i due strumenti nello stesso pacchetto, spesso insieme al gestionale della struttura. Prenderli dallo stesso fornitore non è obbligatorio, ma devono parlarsi: se il booking engine non riceve la disponibilità aggiornata dal channel manager, il problema si sposta soltanto da un punto all’altro.
Perché senza booking engine il sito non prende prenotazioni dirette?
Perché chi decide di prenotare vuole farlo subito, nel momento in cui ha scelto. Se il sito offre solo un modulo di richiesta o un numero di telefono, l’ospite deve aspettare una risposta, e nel frattempo torna sul portale dove ha trovato la struttura e prenota lì in pochi passaggi. Il booking engine elimina quell’attesa.
Il modulo di richiesta ha senso per soggiorni molto personalizzati, come matrimoni, gruppi o ritiri. Per la camera doppia di un fine settimana, invece, l’ospite si aspetta lo stesso servizio che trova sui portali: date, prezzo, conferma immediata. Senza questo, il sito fa scoprire la struttura e poi lascia la vendita ad altri, commissione compresa.
È il motivo per cui nei siti web per hotel e B&B che realizzo il pulsante «Prenota» porta sempre a un calendario vero, con disponibilità e prezzi, e mai a una casella email.
Come si collegano al sito senza rallentarlo?
Il booking engine si collega al sito in due modi principali: con un pulsante che apre la pagina di prenotazione del fornitore, oppure con un modulo incorporato nelle pagine del sito, spesso preceduto da un piccolo box per scegliere le date. La scelta dipende dal fornitore e da quanto controllo vuoi avere sull’aspetto grafico e sulla velocità.
Pagina del fornitore
- Si attiva in poco tempo
- Non pesa sulle pagine del sito
- Grafica decisa in gran parte dal fornitore
- Il cambio di sito può spaesare l’ospite
Modulo dentro il sito
- L’ospite resta sul tuo sito
- Grafica coerente con la struttura
- Va caricato solo nelle pagine giuste
- Richiede un’integrazione curata
Ogni soluzione ha un costo in velocità. I moduli incorporati caricano codice esterno e, se inseriti male, rallentano tutte le pagine, anche quelle dove non servono. Quando li integro li faccio caricare solo dove servono, e controllo che la pagina resti leggera e comoda da telefono, perché è da lì che molti ospiti cercano e prenotano.
Un consiglio praticoPrima di scegliere un booking engine, chiedi al fornitore se le prenotazioni si possono misurare nelle statistiche del tuo sito. Senza quel dato non sai quali canali, pubblicità comprese, portano davvero ospiti.
Come si evitano overbooking e tariffe diverse tra sito e portali?
Con il channel manager. Ogni volta che una camera viene venduta, sul sito o su un portale, il channel manager aggiorna la disponibilità su tutti gli altri canali quasi in tempo reale. Lo stesso vale per tariffe e chiusure: le modifichi in un punto solo e cambiano ovunque, senza doppie vendite né prezzi rimasti vecchi su qualche canale dimenticato.
Senza channel manager, chi gestisce una struttura con due o tre portali attivi aggiorna i calendari a mano, e prima o poi sbaglia. L’errore tipico è la stessa camera venduta due volte nello stesso fine settimana, con un ospite da ricollocare e una recensione a rischio. Più canali usi, più lo strumento diventa necessario.
Allineare le tariffe non significa renderle identiche. Il channel manager ti permette anche di differenziarle con ordine, per esempio tenendo sul sito una condizione più vantaggiosa: le regole su questo punto sono nelle domande frequenti in fondo.
Cosa deve avere la pagina di prenotazione perché l’ospite prenoti?
Deve dare all’ospite tutto quello che serve per decidere senza tornare indietro: camere descritte con foto vere, prezzo finale chiaro fin dall’inizio, condizioni di cancellazione leggibili, pochi campi da compilare e un pagamento sicuro. Ogni dubbio che resta aperto è un motivo per chiudere la pagina e cercare la stessa struttura su un portale.
Cosa controllo nella pagina di prenotazione
- Il prezzo finale visibile prima dell’ultimo passaggio, con la tassa di soggiorno indicata a parte.
- Le condizioni di cancellazione scritte in chiaro, accanto a ogni tariffa.
- Foto e descrizioni delle camere coerenti con quelle del resto del sito.
- Un modulo con i soli campi necessari, facile da compilare dal telefono.
- Il pagamento o la caparra, con l’indicazione di quando viene addebitato.
- Un modo rapido per scrivere o chiamare, per chi ha ancora una domanda.
La grafica del booking engine dipende in parte dal fornitore, ma molti permettono di adattare colori, caratteri e testi. Quando lo faccio, porto nella pagina di prenotazione gli stessi colori e lo stesso tono del sito, così l’ospite non ha l’impressione di essere finito altrove proprio nel momento in cui deve fidarsi.
Come porti gli ospiti a prenotare dal sito invece che dai portali?
Dando loro un motivo e togliendo gli ostacoli. Il motivo può essere un vantaggio riservato a chi prenota direttamente, come la colazione inclusa, un orario di arrivo più flessibile o una tariffa più conveniente. Gli ostacoli si tolgono con un sito che si trova facilmente, si legge bene dal telefono e permette di prenotare in pochi passaggi.
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Farsi trovare quando ti cercano per nomeCapita spesso che un ospite scopra la struttura su un portale e poi la cerchi su Google per nome. Se in quel momento il sito compare in alto, veloce e con il pulsante «Prenota» in vista, la prenotazione diretta diventa la strada più semplice.
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Presidiare le ricerche della tua zonaCon una campagna su Google puoi comparire quando qualcuno cerca dove dormire vicino a te o il nome della tua struttura. Come si imposta lo spiego nella guida a Google Ads per aziende locali.
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Richiamare chi ha guardato e non ha prenotatoChi ha visitato il sito senza prenotare può rivedere la struttura mentre naviga altrove, grazie al remarketing, e tornare quando è pronto a decidere.
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Riportare chi ha già soggiornatoChi è già stato da te è l’ospite più facile da far tornare. Con i flussi email automatici prima e dopo il soggiorno lo ringrazi, gli chiedi un parere e lo inviti a prenotare direttamente la volta successiva.
Nessuna di queste leve funziona se il sito non prende prenotazioni: prima si sistema lo strumento, poi si porta gente sul sito.
Domande frequenti
Le risposte più richieste
Sì. In Italia la legge 4 agosto 2017, n. 124 (articolo 1, comma 166) dichiara nullo ogni accordo che vieta a una struttura ricettiva di offrire al cliente finale prezzi e condizioni più vantaggiosi di quelli praticati tramite i portali. Restano validi gli altri impegni presi con i singoli portali: se hai dubbi sul tuo contratto, fallo leggere a un consulente legale prima di cambiare le tariffe.
Dipende da quanti canali usi. Se vendi solo dal sito e da un portale, con poche camere, gestire i calendari a mano è ancora possibile, anche se richiede attenzione ogni giorno. Quando aggiungi un secondo o un terzo portale, il rischio di vendere due volte la stessa camera cresce, e il channel manager ripaga il tempo che ti fa risparmiare.
Sì, se il booking engine è collegato al channel manager o al gestionale della struttura. In quel caso il calendario sul sito mostra le camere libere aggiornate a ogni vendita, anche a quelle fatte sui portali. Se invece la disponibilità viene aggiornata a mano, il sito rischia di mostrare camere già occupate, con prenotazioni da annullare e ospiti delusi.
Di solito sì: i booking engine permettono di incassare l’intero importo, una caparra oppure solo i dati della carta, secondo la tariffa scelta. Il pagamento passa da un circuito sicuro collegato al tuo conto, e le condizioni di cancellazione si impostano tariffa per tariffa. Prima di scegliere, verifica quali metodi di pagamento accetta il fornitore e quanto trattiene su ogni transazione.
Sì, se il sito è costruito bene. Il booking engine è un servizio esterno collegato al sito: cambiarlo significa sostituire il collegamento, i pulsanti e, se c’è, il modulo incorporato nelle pagine. Il resto del sito rimane com’è. Prima del passaggio vanno trasferite le prenotazioni future e va verificato che le statistiche continuino a registrare le prenotazioni.
Sì, sono servizi di fornitori specializzati, di solito in abbonamento o con una quota sulle prenotazioni, separati dalla realizzazione del sito. Il sito lo progetto io; gli strumenti di prenotazione li scegli con il fornitore, anche con il mio aiuto, e io mi occupo di collegarli e renderli coerenti con il resto. Nel preventivo trovi indicato con chiarezza cosa è compreso.
Martina TempestaWeb designer a Roma, titolare di MarTe Graphics. Dal 2013 progetto siti per studi professionali, aziende e attività locali.
